Proceso para dar seguimiento a cotizaciones para proveedores industriales
August 30, 2024
Como vendedor o proveedor industriales es normal trabajar en base a cotizaciones y enfocarse en cotizar mucho, pero es posible que muchas veces te olvides de dar seguimiento a las cotizaciones que ya hiciste.
Tal vez sabes que dar seguimiento es importante, pero hacerlo es difícil, porque no tienes una estructura para llevar el control y no es fácil encontrar el tiempo para hacerlo.
Por eso aquí te compartimos un sugerencia de proceso que puedes seguir tú en lo personal o con tu equipo para que sea un poco más fácil llevar control de a qué cotización es necesario dar seguimiento y qué fue lo último que sabes sobre cada cotización.
Puede que estos pasos se sientan como una carga, pero llevar este control te va a ayudar a dar un mejor servicio, tener una mejor relación con tus clientes y tener mejores estimaciones de tus ventas.
Un solo lugar para todos
Puede ser que antes de usar esto con todo tu equipo quieras empezar a hacerlo solo tú, pero es importante que tengan un lugar donde todos puedan ver el estatus para que así como equipo o organización puedan saber el estatus de todo el equipo y puedan sustituirse o apoyarse si es necesario.
Los pasos
- Después de enviar una cotización cada vendedor va a registrar una entrada en el sistema de seguimiento a cotizaciones (con los datos mínimos que se comparten más abajo)
- Todos los días cada vendedor va a dedicar X tiempo (X puede ser 1 hora, ustedes lo deciden) a dar seguimiento a:
- A las cotizaciones que tienen Y días sin seguimiento (Y puede ser tal vez de 3 a 7 días, ustedes deciden).
- A las cotizaciones que tienen una fecha esperada de seguimiento para ese día (tal vez por un acuerdo con el cliente)
- Después de cada seguimiento el vendedor va a apuntar algunas notas sobre el seguimiento de forma que sea fácil regresar a la conversación después.
¿Qué datos deben capturar?
Depende de ustedes, pero aquí te dejo una sugerencia de los datos mínimos que deben capturar para tener un seguimiento más efectivo.
- Nombre o referencia de la cotización
- Nombre del cliente
- Contacto
- Vendedor responsable
- Monto total
- Estatus de la cotización
- Días de vigencia de la cotización
- Fecha de último seguimiento
- Notas del último seguimiento
¿Por qué no dejar todo en el correo?
Algunas veces puedes verte tentado por solo dejar la conversación en el correo y dejar que solo el correo te avise de conversaciones sin respuesta, pero…
- No todas los seguimientos son por correo electrónico y tal vez justo si no te responden quieres intentar por diferentes lugares
- El resto del equipo no puede dar seguimiento
- Es muy difícil tener una vista general del estatus de las cotizaciones como equipo y pronosticar posibles ventas en base a eso.
¿Dónde pueden llevar este control?
Tal vez pronto en industrially tengamos una herramienta específica para este problema, pero por ahora pueden tenerlo en una hoja de cálculo compartida en la nube, o pueden construir un board en alguna herramienta como notion o trello.