Proceso para dar seguimiento a solicitudes de cotización

September 30, 2024

Como vendedor de equipo industrial no siempre es posible cotizar inmediatamente todas las solicitudes, algunas veces cotizar toma su tiempo, ya sea porque es trabajo que tienes que hacer personalmente, porque tienes que pedirlo a alguien más de tu equipo o tal vez porque necesitas pedírselo al proveedor. Esto hace que sea muy fácil olvidarse de las solicitudes que tienes pendientes.

Por eso aquí te compartimos una guía de proceso que puedes seguir tú en lo personal o con tu equipo para que sea más fácil llevar el control de lo que te piden.

Esto es lo que necesitas hacer

Tener un lugar para registrar las solicitudes de cotización recibidas

Necesitas un lugar donde tengas la lista de solicitudes de cotización recibidas, donde puedas capturar los datos relevantes de la solicitud.

Puede ser una hoja de cálculo, un herramienta de kanban como notion o trello, o tal vez con nuestra herramienta se de seguimiento a cotizaciones en industrially.

Tal vez antes de usar esto con todo tu equipo quieras empezar a hacerlo tú solo por tu cuenta, y ya después con el resto de la empresa, para que todos puedan saber el estatus de las solicitudes de cotización de todos y así sustituirse o apoyarse si es necesario.

Registrar solicitud al recibirla

Puedes recibir solicitudes o ideas de cosas ofertar en muchos lados, por teléfono, correo, una visita en la planta o en la página web. Después de recibirla debes agregarla a tu lista central.

Un ejemplo de los datos para capturar en cada solicitud podría ser:

Destinar diariamente un tiempo para dar seguimiento a las solicitudes

Todos los días dedica algún tiempo, tal vez una hora a revisar las solicitudes que tienes pendientes y tratar de terminarlas y enviarlas.

Agregar notas de los problemas o cosas importantes

Si por algo no puedes terminar la cotización, si hay algo que aprendiste o algo que necesitas recordar apúntalo como comentario o nota de esa solicitud para que lo tengas como referencia, ya sea para continuar con la cotización o como algo que puedas buscar después para siguientes solicitudes.

Actualizar el estatus de las solicitudes de cotización

La solicitud puede tener varios estados, arriba te sugería “pendiente”, “en progreso” y “enviada”, pero tu puedes agregar más si lo crees necesario.

Para mantener tu lista útil, es importante que actualices el estatus cuando la empieces a trabajar, o que la termines y la envíes.

Agregar una referencia a la cotización

También puede ser útil para ti y tu equipo tener en el registro de la solicitud de cotización una referencia a la cotización, ya sea un link o directamente el archivo, depende el formato en que la tengas.

Empieza!

Como dije más arriba no necesitas mucho, trata de usar al principio la herramienta que más domines y ya que estes siguiendo el proceso tú, puedes buscar algo que puedas usar con el resto de tu equipo.